Fleet maintenance atau pemeliharaan armada kendaraan adalah proses menjaga kendaraan Anda dalam kondisi baik sehingga aman, dapat diandalkan, dan dapat bertahan lebih lama di jalan.
Melakukan pemeliharaan preventif merupakan bagian dari pengelolaan armada kendaraan yang dapat membantu mengurangi biaya operasional serta meningkatkan produktifitas kendaraan.
Daftar Isi
Manfaat pemeliharaan armada kendaraan
Manajemen pemeliharaan armada kendaraan yang baik akan fokus pada pemeliharaan preventif sehingga tidak pernah terjadi masalah selama penggunaan kendaraan di jalan. Berikut ini manfaatnya:
1. Mengurangi biaya perbaikan
Program pemeliharaan armada kendaraan juga berfungsi untuk menurunkan biaya perbaikan. Misalnya, memelihara mesin kendaraan mungkin mahal dalam jangka pendek, tetapi tidak semahal apabila harus mengganti seluruh mesin (atau seluruh kendaraan). Sama seperti Anda tidak boleh lalai mengganti oli mobil pribadi Anda, Anda juga tidak boleh mengabaikan armada kendaraan Anda.
2. Mengurangi biaya operasional
Selain menurunkan biaya perbaikan, melakukan pemeliharaan preventif pada armada Anda dapat mengurangi biaya operasional. Ketika kendaraan Anda berjalan beroperasi dengan efisien, mereka menggunakan lebih sedikit bahan bakar dan mempertahankan nilainya (jika perlu dilikuidasi nanti). Kendaraan yang dirawat dengan baik akan bernilai lebih mahal daripada yang kurang terawat.
3. Kondisi kendaraan akan selalu dalam performa maksimal
Seiring pemakaian kendaraan, ada komponen dari kendaraan yang mengalami perubahan dan keausan. Seperti misalnya kampas rem yang semakin tipis, busi menjadi aus, saringan udara menjadi kotor dan sebagainya. Pada saat dilakukan pemeliharaan berkala, maka komponen tersebut dibersihkan, atau dilakukan penyetelan. Jika ada part yang sekiranya sudah tidak bisa dipakai akan dilakukan penggantian. Dengan demikian performa kendaraan akan selalu dalam titik maksimal.
4. Meningkatan Keamanan dan Kenyamanan
Dengan dilakukannya pemeliharaan berkala, maka dapat diketahui kondisi kendaraan yang sebenarnya secara menyeluruh.
Hal ini penting karena pada kendaraan terdapat berbagai sistem yang saling terkait. Misalnya jika diketahui sistem rem bekerja dengan baik, maka Anda tidak was-was dalam mengendarai kendaraan. Dengan mengetahui kondisi kendaraan, akan membuat berkendara menjadi lebih nyaman dan aman sampai tempat tujuan.
5. Hasil yang lebih baik dalam pengujian dan inspeksi
Terakhir, pemeliharaan armada kendaraan perusahaan yang baik akan menghasilkan nilai lebih dalam pengujian dan inspeksi kendaraan seperti uji Kir.
Siapa saja yang terlibat dalam pemeliharaan armada kendaraan?
Ada tiga jenis pekerja yang terlibat pemeliharaan armada kendaraan: fleet manager, pengemudi, dan mekanik/teknisi perbaikan.
1. Fleet manager
Fleet manager atau manager armada mengawasi seluruh armada mereka, berfungsi sebagai hub pusat untuk pembuatan rencana pemeliharaan dan penjadwalan layanan.
Sementara pengemudi dapat berinteraksi dengan kendaraan setiap hari, tanggung jawab manajer armada terletak pada desain jadwal pemeliharaan kendaraan yang sebenarnya. Karena manajer armada juga berurusan dengan memperoleh kendaraan baru dan menjual yang lebih tua, mereka memiliki kepentingan dalam memastikan bahwa kendaraan mereka memiliki nilai yang maksimal.
Manajer armada memiliki banyak faktor untuk dipikirkan saat merancang program pemeliharaan. Rata-rata pemilik mobil mungkin hanya memikirkan item tiket besar, tetapi setiap bagian mobil harus penting bagi manajer armada. Ini berarti memeriksa servis ban, kaca, bodi, oli, dan cairan lainnya.
2. Driver atau pengemudi
Pengemudi menghabiskan sebagian besar waktunya di dalam kendaraan. Meskipun sangat penting bagi pengemudi untuk melakukan pekerjaan mereka dengan aman, pengemudi memiliki tanggung jawab yang sama pentingnya untuk mendiagnosis kondisi kendaraan mereka setiap hari. Mereka sering kali menjadi orang pertama yang melihat lampu atau tanda peringatan, dan karena itu mereka harus menyampaikan informasi ini kepada manajer mereka sesegera mungkin.
Pengemudi juga harus hati-hati memeriksa kendaraan mereka sehingga berhasil memenuhi persyaratan minimum Departemen Perhubungan.
3. Fleet mechanic
Bergantung pada ukuran armada, beberapa perusahaan mungkin merasa perlu berinvestasi dalam montir armada khusus. Orang ini bertanggung jawab atas pemeliharaan rutin seluruh armada kendaraan perusahaan, menjadikannya solusi hemat biaya untuk armada dengan banyak kendaraan serupa. Jika tidak, perusahaan akan menghubungi teknisi yang akan menangani pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan sesuai kebutuhan.
Perusahaan apa saja yang menggunakan manajemen pemeliharaan armada kendaraan?
Setiap perusahaan yang secara operasionalnya memanfaatkan armada kendaraan milik perusahaan menggunakan program pemeliharaan armada. Beberapa ini contohnya:
1. Perusahaan otobus
Perusahaan otobus seperti Rosalia Indah, Eka Mira, Pesona yang telah menggunakan management pemeliharaan armada dari McEasy biasa melakukan pemeliharaan armadanya di garasi atau sering disebut pool.
2. Perusahaan truk
Pemeliharaan dilakukan pada semua truk, baik di lokasi maupun di tempat tujuan kendaraan.
2. Rental mobil
Mengingat banyaknya jenis pelanggan dan gaya mengemudi, pemeliharaan individual dilakukan pada setiap mobil dalam armada layanan persewaan.
3. Kendaraan pemerintah
Pemeliharaan dilakukan pada semua kendaraan umum untuk pegawai pemerintah.
4. Pertanian
Pemeliharaan dilakukan pada semua peralatan pertanian (mis. traktor, bajak, dll.).
Contoh pemeliharaan armada kendaraan
1. Perusahaan truk
Salah satu contoh pemeliharaan armada kendaraan yang mudah adalah perusahaan truk. Karena truk kargo sering melintasi jarak yang jauh dan berbagai macam iklim, sangat penting memiliki struktur pemeliharaan yang tepat sehingga truk tidak mogok di antah berantah.
Di perusahaan truk, kesehatan truk memiliki hubungan langsung dengan profitabilitas perusahaan; ketika truk mogok, itu berarti tenggat waktu terlewati, membuat pelanggan mereka tidak senang dan berpotensi membahayakan bisnis mereka.
2. Kendaraan perusahaan
Contoh lain adalah setiap perusahaan yang menggunakan kendaraan perusahaan untuk karyawannya. Mengangkut karyawan mereka yang berharga dengan kendaraan yang tidak terawat menimbulkan risiko keselamatan yang sangat besar. Jadi perusahaan dan karyawannya sebaiknya memiliki program pemeliharaan armada yang komprehensif.
Keselamatan juga bisa menjadi masalah moneter, mengingat kecelakaan dapat merugikan karyawan dan perusahaan dalam jumlah yang mengejutkan. Jika mobil rusak menyebabkan kecelakaan, siapa yang harus disalahkan?
Cara melakukan manajemen pemeliharaan armada kendaraan perusahaan
Penjelasan di atas menggambarkan betapa pentingnya pemeliharaan armada kendaraan untuk kelangsungan perusahaan yang berbasis kendaraan serta kesehatan kendaraan itu sendiri. Apabila terjadi kerusakan pada armada atau ketidaklayakan kondisi pengemudi, operasional perusahaan tentu dapat terganggu. Oleh sebab itu, berikut ini hal-hal yang harus diterapkan oleh manajemen perusahaan untuk memelihara armada kendaraannya.
1. Memperhatikan jadwal pemeliharaan armada dan pengaplikasiannya
Keuntungan jangka panjang seperti yang sudah diulas dalam paragraf di atas dapat tercapai hanya jika pemilik armada truk melakukan pemeliharaan kendaraan sesuai jadwalnya. Sebab, memeriksakan armada truk sesuai dengan waktu yang telah ditentukan dapat memudahkan proses pembaruan kondisi terkini armada. Sehingga, apabila ada potensi kerusakan atau ketidaklaikan pada komponen-komponennya, armada truk bisa segera diperbaiki terlebih dahulu.
Selain itu, armada truk yang diservis secara berkala juga dapat kurangi polusi udara, hemat bahan bakar, lebih efisien ketika dikendarai, serta berusia pakai yang lebih panjang dibandingkan armada truk yang tidak dipelihara sesuai jadwal (caradvise.com). Laman CarAdvise juga menyebutkan bahwa kunci umur panjang sebuah kendaraan adalah pengontrolan tingkat cairan (seperti oli, air radiator, dan lain sebagainya) serta penggantian komponen-komponen truk secara teratur.
2. Mengukur metrik kendaraan secara berkala
Metrik atau satuan ukuran digunakan sebagai dasar perhitungan kinerja, tolok ukur atau benchmark, serta strategi dan target harian penggunaan armada kendaraan. Nantinya, hasil dari pengukuran metrik armada kendaraan ini dapat menginformasikan tentang pemeliharaan apa saja yang sudah diimplementasikan, pemeliharaan mana yang efektif atau tidak efektif, serta penilaian atau evaluasi armada kendaraan pada periode selanjutnya.
Dengan begitu, jelas bahwa pengukuran metrik kendaraan secara berkala bertujuan untuk mengawasi kelayakan masing-masing armada truk.
Adapun metrik yang harus diukur dan dicatat secara berkala meliputi pembacaan odometer, konsumsi bahan bakar, hingga biaya-biaya seperti ongkos per kilometer, ringkasan biaya operasional, serta biaya total pemakaian kendaraan.
3. Mencatat perkembangan kendaraan secara digital (aplikasi telematik)
Pencatatan perkembangan kendaraan secara berkala, termasuk pengukuran metrik kendaraan, berarti adanya pertambahan data dalam rentang waktu tertentu. Seluruh data ini sejatinya harus disimpan dalam media digital yang mudah diakses. Pasalnya, teknologi seperti aplikasi telematik dapat menyimpan data armada-armada truk dengan sangat baik untuk kurun waktu yang cukup lama. Sehingga, analisis lanjutan terkait penggunaan armada, pedoman pengemudi, dan lainnya bisa dilakukan secara efisien, akurat, dan eknomis.
Pemilik armada truk dan bus, misalnya, dapat gunakan aplikasi telematik VSMS yang dikembangkan oleh McEasy. Aplikasi ini sangat cocok digunakan sebagai media pencatatan perkembangan kendaraan secara digital sebab ia memiliki fitur manajemen aset dan dokumen kendaraan, yang merupakan bagian dari pencatatan perkembangan kendaraan.
Selain itu, aplikasi VSMS sudah memenuhi parameter sistem GPS dari Kemenhub ini juga memiliki fitur lain berupa pengawasan kendaraan secara real time, informasi tentang pengemudi selama berkendara, manajemen pengemudi, informasi bahan bakar dalam tangki, dan lain sebagainya yang dapat Anda lihat di sini.
4. Menetapkan standar tertentu untuk pengemudi
Kesehatan dan kelaikan sebuah kendaraan tidak bisa dilepaskan dari tanggung jawab pengemudinya. Sebab, cara berkendara seseorang adalah salah satu faktor penentunya. Maka dari itu, menetapkan standar mengemudi tertentu bagi para pengendara armada kendaraan perusahaan terhitung sebagai tips pemeliharaan armada.
Namun, aturan ini tentu harus dimulai dari perusahaan terlebih dulu. Sebagai contoh, manajemen perusahaan dapat memberikan pelatihan atau seminar soal cara mengoptimalkan bahan bakar, menginspeksi kendaraan rutin secara mandiri, serta trik mengemudi dengan aman dan cerdas kepada seluruh pengemudi truknya. Setelah itu, barulah perusahaan dapat mengaplikasikan standar mengemudi kepada semua pengendara armada truk. Apabila ada yang tidak mematuhinya, perusahaan dapat mengevaluasi atau mengganti pengemudi tersebut.
Demikian ulasan tentang manajemen pemeliharaan armada kendaraan perusahaan. Semoga informasi di atas dapat membantu kelancaran bisnis perusahaan Anda.
