Sebagai brand owner yang mengandalkan vendor logistik, seperti industri manufaktur dan distributor, tantangan yang kompleks seringkali menjadi penghambat pada operasional di dua sektor ini. Tantangan ini seperti memilih vendor yang berpengalaman, pengelolaan kontrak, meninjau biaya, hingga memastikan proses pengiriman yang lancar. Semua ini membutuhkan banyak waktu dan tidak efisien. 

Terlebih lagi, saat ini industri manufaktur di Indonesia terus mengalami peningkatan, dimana mencapai indeks Purchasing Manager’s Index (PMI) sebesar 52,9 pada Januari 2024. Ini menandai peningkatan sebesar 0,7 poin dibandingkan Desember 2023, yang menunjukkan perkembangan positif selama 29 bulan berturut-turut.  

Maka dari itu, untuk memaksimalkan pertumbuhan ini dan menyederhanakan proses operasional di sektor manufaktur dan distributor, McEasy merilis solusi barunya yaitu Vendor Management System. Apa itu Vendor Management System? Bagaimana Vendor Management System membantu dua sektor ini menyelesaikan tantangan operasional? Simak penjelasan berikut ini. 

Apa Itu Vendor Management System (VMS)? 

Vendor Management System (VMS) adalah solusi terintegrasi dari McEasy yang dirancang khusus untuk membantu brand owner, khususnnya di industri manufaktur dan distributor guna menyederhanakan seluruh proses operasional pengiriman. Dengan Vendor Management System, brand owner dapat dengan mudah mengelola banyak vendor logistik dan memantau pengirimannya dalam satu platform. Dalam hal ini, fungsi VMS bukan hanya bagi brand owner saja, tetapi juga memberikan berbagai fungsi signifikan untuk vendor logistik. Berikut fungsi-fungsi VMS yang efektif membantu brand owner dan mendukung performa vendor logistik. 

Tantangan Operasional dan Fungsi VMS

Beberapa tantangan yang dihadapi cargo owner dan fungsi VMS dalam menyelesaikan tantangan tersebut. 

1. Koordinasi kontrak dan tarif secara manual 

Proses kontrak yang masih dilakukan secara manual, seperti menggunakan kertas dan spreadsheet bisa memakan waktu dan kesalahan. 

Fungsi VMS: Pengelolaan kontrak dan tarif yang efisien  

VMS memudahkan pengelolaan kontrak dan tarif dalam satu platform, mengurangi beban administratif dan risiko kesalahan atau human error. 

Fungsi VMS: Alokasi order dan penugasan yang otomatis 

Brand owner dapat dengan cepat mengalokasikan order sesuai jadwal pengiriman dan armada, sekaligus terhubung dengan Smart Driver App untuk memberikan penugasan pengiriman ke pengemudi, sehingga proses pemberian tugas jadi lebih cepat. 

Fungsi VMS: Penugasan dan penjadwalan pengiriman yang fleksibel 

Selain itu, VMS juga semakin memudahkan brand owner untuk mengatur ribuan pesanan hanya dengan satu klik penjadwalan dan perencanaan rute optimal. 

2. Tidak bisa melacak pengiriman 

Ketidakmampuan brand owner untuk melacak lokasi dan status pengiriman secara akurat dapat menyebabkan ketidakpastian estimasi waktu kedatangan. 

Fungsi VMS: Transparansi proses pengiriman 

Memberikan pelacakan pengiriman secara real-time dan akurat, meningkatkan kepastian estimasi waktu kedatangan. 

Fungsi VMS: Terhubung dengan vendor logistik 

Selain bisa melacak secara real-time, VMS juga membantu brand owner berkomunikasi dan menerima status pengiriman secara langsung melalui aplikasi tambahan Smart Driver App. 

3. Ketiadaan SLA 

Tanpa Service Level Agreement (SLA) yang jelas, sulit bagi brand owner untuk memiliki panduan yang tegas dalam memenuhi kebutuhan dan memilih vendor logistik yang berkualitas. 

Fungsi VMS: Standarisasi performa vendor logistik 

Brand owner dapat menetapkan standar kinerja yang harus dipenuhi oleh vendor logistik untuk memastikan kualitas layanan yang konsisten.   

Mendukung Performa Vendor Logistik  

1. Praktis terima penugasan  

Vendor logistik dapat menerima penugasan pengiriman secara otomatis melalui Smart Driver App, mengurangi waktu dan risiko human error. 

2. Penugasan pesanan armada 

Vendor logistik dapat dengan cepat menetapkan pesanan kepada armada yang paling cocok, membantu mengoptimalkan penggunaan armada dan menghindari kekosongan dalam proses pengiriman. 

3. Terhubung dengan brand owner 

Koordinasi antara vendor logistik dan brand owner dalam satu platform menciptakan komunikasi yang efisien dan informasi yang diperlukan dapat dengan cepat disampaikan dan direspons. 

4. Bukti pengiriman terdokumentasi lengkap 

VMS yang terhubung dengan Smart Driver App memberikan kemudahan bagi vendor logistik untuk mendokumentasikan bukti pengambilan dan pengiriman dengan Proof of Pick Up (PoP), Proof of delivery (PoD), dan bukti Cash on Delivery (CoD).  

5. Pembuatan faktur yang cepat 

Proses penagihan menjadi lebih sederhana dan mempercepat siklus keuangan. Ini memberikan keuntungan bagi vendor logistik dan brand owner dengan memastikan akurasi dan keterlibatan yang efisien. 

6. Laporan performa vendor logistik 

Performa vendor logistik terdokumentasi dalam laporan analisis yang komprehensif, membantu mereka untuk mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan. 

Maksimalkan Fungsi VMS dengan Akses Demo Eksklusif 

Dengan memanfaatkan VMS dari McEasy, brand owner dapat menciptakan kerjasama dengan vendor logistik yang lebih efektif dan rantai pasok yang lebih efisien. VMS tidak hanya mengatasi tantangan operasional saat ini, tetapi juga memberikan berbagai fungsi yang kuat untuk kelancaran operasional. 

Tertarik untuk merasakan langsung sejumlah fungsi VMS? Jadwalkan demo untuk dapatkan akses demo secara eksklusif. Jadwalkan demonya sekarang di sini.