Tahun baru telah tiba. Sebagai business owner, pergantian tahun harus dijadikan momentum untuk memupuk optimisme yang baru juga.

Siapa sih yang tidak ingin punya harapan besar bahwa di tahun ini bisnis Anda akan bisa mencetak profit yang lebih tinggi lagi? Pasti semua business owner, apa pun bidangnya, memiliki visi yang sama.

Nah, untuk mencapai visi yang ingin diraih, mari kita mulai dengan perbaikan dari segi internal terlebih dulu, seperti: apakah perusahaan Anda menerapkan logistic workflow yang baik atau masih bisa dioptimalkan?

Pentingnya Memiliki Logistic Flow yang Optimal

Logistic workflow memiliki kaitan yang sangat erat dengan logistic flow atau alur logistik. Logistic flow merupakan serangkaian aktivitas yang berlangsung secara terus-menerus di dalam gudang/warehouse.

Proses ini dimulai dari pesanan diterima hingga didistribusikan kepada konsumen. Untuk perusahaan logistik atau penyedia jasa transportasi, maka artinya proses ini berlangsung sejak admin menerima pesanan hingga barang/penumpang sampai ke tujuan.

Logistic flow yang jelas sangat dibutuhkan dalam sebuah perusahaan. Alasannya karena jika alur kerja yang diterapkan membingungkan, hal tersebut dapat berisikp mengganggu kelancaran kegiatan operasional. Oleh karena itulah, supaya bisa membangun logistic flow yang optimal, dibutuhkan logistic workflow atau alur kerja logistik yang terpadu.

Fungsi dari logistic workflow adalah untuk memberikan gambaran langkah demi langkah, terkait proses logistik yang diperlukan dalam proses pengantaran barang/penumpang sampai tujuan dengan tepat waktu.

Caranya yaitu dengan menjabarkan dan mendokumentasikan setiap prosesnya dengan baik, kemudian melakukan peninjauan kembali secara teratur supaya pekerjaan lebih efektifi efisien.

Manfaat dari penggunaan logistic workfow ini sangatlah besar, seperti mampu membantu dalam menganalisa performa kendaraan, membantu mengatur strategi untuk mengurangi waktu tempuh perjalanan, membuat manajemen rute agar tercapai produktivitas maksimal, hingga melakukan prediksi terhadap area yang potensial berdasarkan histori pesanan.

Mengingat perannya yang sangat esensial bagi keberlangsungan operasional perusahaan, lantas bagaimana ya cara menciptakan logistic flow yang jelas, terstruktur, dan efektif efisien? Berikut tips dari McEasy!

Menciptakan Logistic Workflow yang Efektif dengan Bantuan TMS

TMS (Transportation Management System) adalah seperangkat modul dari teknologi McEasy yang sudah diintegrasikan sedemikian rupa, sehingga mampu menangani berbagai pekerjaan manajamen logistik. Yang mana mulai dari proses penanganan order, alokasi armada dan pengemudi, pemantauan proses pengiriman order, hingga pengelolaan kontrak pelanggan.

Nah, keseluruhan fitur yang telah disebutkan tadi bisa membantu Anda dalam pembuatan logistic workflow yang efektif dan efisien, serta tentunya dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Begini caranya.

1. Jadwal Pengiriman dan Penelusuran Kendaraan yang Diautomatisasi

Sebagai pelaku bisnis di bidang logistik, apakah Anda benar-benar sudah memahami pelanggan Anda? Jika Anda menjawab ‘iya’, kira-kira apa ketakutan yang mungkin dirasakan pelanggan ketika mereka menggunakan jasa milik Anda? Yap, salah satunya adalah takut jika terjadi keterlambatan dalam proses perjalanan/pengiriman oleh armada perusahaan Anda.

Sebagai owner, Anda bisa bekerja sama dengan bagian manajemen untuk memastikan bahwa setiap driver mengantarkan barang/penumpang tepat. Dengan bantuan TMS, proses monitoring ini bisa dengan mudah dilakukan.

Hal ini karena TMS juga terkoneksi dengan teknologi VSMS (Vehicle Smart Management System) yang berbasis GPS Tracker, sehingga dapat memantau dokumen pesanan masuk, status pesanan baik saat masih di gudang maupun ketika sudah berada di perjalanan. Semuanya dapat dipantau secara real time.

Anda dapat melihatnya pada dashboard Order Management dan Fleet & Driver Management untuk mendapatkan informasi lengkap terkait dengan dokumen pemesanan serta aktivitas berkendara para driver armada Anda.

2. Manfaatkan Data dalam Pengambilan Keputusan

Kemampuan untuk mengidentifikasikan peluang dan memperkirakan jumlah pesanan dapat menjadi kombo yang menguntungkan untuk perusahaan. Nah, agar bisa melakukannya, Anda memerlukan sebuah alat manajemen data yang bisa menyajikan berbagai informasi yang bisa dipakai sebagai insight bagi perusahaan Anda.

Misalnya seperti jumlah pesanan masuk, status pesanan, kondisi jalan raya, keadaan mobil, riwayat rute perjalanan kendaraan, profil driver, dan lain sebagainya.

Informasi-informasi tersebut bisa Anda gunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Mungkin driver Anda sering telat sampai di tujuan? Anda bisa memberikan alternative rute yang lebih cepat.

Barangkali tren pemesanan pada area tertentu lebih banyak daripada area lain? Anda bisa menambahkan jumlah armada yang stand by di area yang ramai tersebut. Atau jangan-jangan biaya operasional Anda sering membengkak akibat tagihan servis kendaraan? Anda bisa membuat kebijakan baru terkait penggunaan kendaraan untuk meminimalisir risiko kerusakan.

3. Perhatikan Checklist Pemakaian Kendaraan

Apakah jenis kendaraan yang menjadi armada utama dalam bisnis Anda? Sudah berapa lama umur pemakaiannya? Apakah kendaraan-kendaraan tersebut mendapatkan perawatan secara rutin? Sebenarnya apa pun jenis dan tipe kendaraannya, sebagai business owner Anda perlu melakukan perawatan kendaraan—paling sedikit sekali dalam setahun.

Apabila Anda tidak melakukannya, maka risiko kendaraan rusak lebih cepat akan semakin besar, dan ini pasti akan mengganggu stabilitas workflow. Sebab kendaraan yang tidak bisa beroperasi dengan normal akan berimbas pada performa pelayanan.

Bagi perusahaan dengan aset kendaraan yang jumlahnya sangat banyak, pengecekan rutin ini tentu memerlukan perhatian lebih. Meski ada tim khusus yang melakukan monitoring performa kendaraan, tetapi bukankah lebih baik jika staff Anda dapat melakukan checklist kendaraan secara otomatis?

Nah, TMS dari McEasy memungkinkan Anda untuk mendapatkan update berkala terkait kendaraan secara real time. Melalui sistem berbasis GPS Tracker, Anda akan mendapatkan gambaran penuh mengenai kondisi kendaraan, kapan kendaraan harus diservis, serta berapa kira-kira biaya servisnya.

Dengan begini, Anda tidak akan ‘kecolongan’ lagi dan baru sadar ketika mendapatkan tagihan servis yang melonjak.

4. Go Mobile Go Digital

Setiap pekerja yang ada di gudang/warehouse memiliki tugasnya masing-masing, Untuk meminimalisir adanya gangguan atau human error yang bisa dialami oleh para pekerja, maka setiap informasi atau update yang penting harus disampaikan dengan baik.

Nah, untuk mencegah terjadinya human error akibat update informasi yang tidak merata, TMS hadir dengan alert & notification management yang disampaikan dengan basis digital.

Yap, pihak-pihak yang berkepentingan, seperti pihak manajemen atau admin gudang akan menerima notifikasi secara langsung setiap kali terdapat update terkait logistic monitoring.

Dengan beralih menggunakan sistem manajemen logistik yang terkoneksi dengan perangkat digital Anda, Anda dapat melakukan tindakan secara cepat dan tepat pada saat itu juga, dari manapun Anda berada tanpa harus terjadi delay waktu.

Itu tadi ulasan singkat mengenai cara membangun logistic workflow yang baik versi McEasy. Apabila Anda tertarik untuk memaksimalkan sistem dalam perusahaan logistik Anda dengan teknologi dari TMS, Anda bisa mengontak customer service kami untuk mendapatkan demo gratis.

McEasy menyediakan solusi digital berbasis internet dan GPS Tracker yang bisa dikostumisasi, semata untuk menjawab kebutuhan operasional logistik dan pelacakan lokasi kendaraan.