Aplikasi Manajemen: Fungsi dan Manfaatnya

Keuntungan-keuntungan penggunaan aplikasi manajemen bagi perusahaan

Manajemen merupakan kegiatan pengorganisasian untuk mengatur, menyusun dan membangun suatu hal atau tugas, untuk mencapai suatu tujuan dengan tepat waktu dan efisien.

Manajemen sering kali dikaitkan dengan ilmu ekonomi, tetapi sebenarnya dalam kehidupan sehari-hari kita membutuhkan manajemen, seperti manajemen waktu untuk mengatur kegitan sehari-hari.

Menurut Henry Fayol dan GR Terry, ada empat fungsi dalam manajemen.

Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan adalah fungsi manajemen yang pertama. Fungsi ini digunakan untuk menyusun rencana awal atau strategi, sebelum memulai suatu pekerja. Fungsi ini digunakan untuk menetapkan suatu tujuan yang akan dicapai.

Fungsi perencanaan ini digunakan untuk menjalankan fungsi manajemen yang lainnya. Karena kalau tidak ada fungsi perencanaan yang matang, sebuah aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan, tidak akan berjalan dengan lancar.

Hal yang dilakukan untuk menjalankan fungsi perencanaan adalah memutuskan tujuan target yang akan di capai, menyusun strategi, menentukan sumber daya yang dibutuhkan dan meneteapkan standar untuk mencapai suatu tujuan.

Fungsi Pengorganisasian

Fungsi manajemen yang kedua adalah pengorganisasian untuk mengatur suatu sumber daya, agar bisa dijalankan sesuai dengan rencana yang sudah disusun, untuk mencapai suatu ujian yang sudah ditentukan.

Fungsi ini dilakukan untuk mengelompokkan manusia, alat, tugas dan wewenang, untuk diberikan tugas yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang di tentukan.

Dengan adanya fungsi pengorganisasian ini, kamu bisa mengawasi dan memberikan tugas ke orang lain, sesuai dengan tugas yang sudah dibagi menurut keahlian masing-masing individu.

Fungsi Pengarahan

Fungsi manajemen yang selanjutnya adalah fungsi pengarahan. Fungsi ini digunakan untuk menciptakan suasana yang dinamis, efektif, efisien dan mencapai target sesuai dengan rencana awal.

Fungsi pengarahan dilakukan untuk membimbing dan memberi motivasi ke pekerja, memberikan tugas serta penjelasan, menjelaskan kebijakan dan memberitahu tentang strategi yang akan digunakan untuk mencapat tujuan yang akan dicapai.

Fungsi Pengawasan

Fungsi manajemen yang terakhir adalah fungsi pengawasam, yang digunakan untuk menilai suatu pekerjaan dengan standar yang sudah diterapkan, untuk mencapai sebuah tujuan sesuai dengan rencana awal.

Kegiatan yang dilakukan dalam pengawasan ini, yaitu mengevaluasi keberhasilan terhadap target atau tujuan yang dicapai, melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap pekerjaan tersebut, memberikan solusi dan mengatasi masalah yang ada.

Peran Manajemen

Peran manajemen pada dasarnya dapat diartikan sebagai tindakan atau kegiatan yang harus dilakukan oleh manajer dalam melaksanakan tugasnya untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan atau organisasi dapat tercapai. Secara umum peran manajemen dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

Peran interpersonal

Peran interpersonal mencakup hubungan antara manajer dengan orang-orang disekitarnya dalam tujuan untuk melakukan pengawasan dan pengarahan tugas. Peran ini dibagi lagi menjadi tiga yaitu:

1. Pemimpin simbol / figure head : peran manajer sebagai simbol dalam acara-acara yang berhubungan dengan perusahan atau organisasi
2. Pemimpin / leader: peran manajer sebagai pemimpin yang dapat memberikan contoh serta motivasi kepada orang-orang di sekitarnya, terutama ketika terjadi suatu masalah yang memerlukan penyelesaian secara segera.
3. Penghubung / liaison : peran manajer sebagai penghubung antara pihak internal perusahaan atau organisasi dengan pihak eksternal yang berkepentingan.

Peran informasi

Peran informasi mencakup kemampuan dan ketersediaan akses bagi manajer untuk memperoleh informasi baik dari dalam maupun luar organisasi atau perusahaan, untuk kemudian diolah dan disalurkan pada orang-orang disekitarnya untuk mendukung kinerja masing-masing. Peran ini dapat dibagi menjadi tiga yaitu:

1. Monitor / pemantau : manajer berperan dalam melakukan pengawasan, pemantauan, serta pengumpulan kejadian atau informasi yang terjadi, baik secara langsung maupun tidak langsung
2. Penyebar / disseminator : manajer berperan dalam menyebarkan informasi yang tepat kepada orang-orang di organisasi yang membutuhkan informasi tersebut untuk kepentingan pekerjaannya
3. Juru bicara / spokesperson : manajer berperan sebagai juru bicara yang secara khusus mewakili bagian atau divisi yang dipimpinnya dan secara umum mewakili organisasi atau perusahaan tempatnya bekerja

Peran pengambil keputusan

Peran pengambil keputusan mencakup kemampuan manajer dalam mengambil keputusan, baik ditentukan secara individu maupun berdasarkan keputusan bersama, dengan mempertimbangkan tujuan organisasi atau perusahaan, strategi serta sumber daya yang dimiliki. Peran ini dapat dibagi menjadi empat, yaitu :

1. Kewirausahaan: peran manajer dalam mencari peluang dalam organisasi dan lingkungan serta berinisiatif memprakarsai proyek-proyek yang dibutuhkan agar tecipta perubahan ke arah yang lebih baik
2. Penyelesaian masalah : peran manajer untuk bertanggung jawab terhadap tindakan korektif yang diperlukan oleh organisasi atau perusahaan ketika terjadi gangguan atau kesalahan yang penting dan tidak terduga yang berpengaruh terhadap kinerja perusahaan atau organisasi secara keseluruhan
3. Pengalokasian sumber daya: peran manajer dalam membuat atau menyetujui keputusan-keputusan organisasi atau perusahaan terhadap pengalokasian sumber daya yang dimiliki agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan secara optimal, dengan mempertimbangkan prinsip pengalokasian secara efektif dan efisien
4. Negosiator: peran manajer dalam melakukan negosiasi yang diperlukan untuk memastikan rencana dan strategi yang ditentukan dalam proses perencanaan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan kepentingan pihak-pihak yang bersangkutan.

Studi Kasus: Aplikasi Manajemen Transportasi

TMS atau Transportation Management System adalah Software as a Service (SaaS) yang digunakan untuk membantu mengatur dan menjalankan operasional logistik perusahaan: penerimaan order, tracking kendaraan, perawatan kendaraan, sampai analisis laba/rugi perusahaan secara cepat dan akurat.

Lebih lanjut, penggunaan TMS juga memberikan keuntungan lain yaitu, mampu memberikan data secara akurat mengenai kendaraan yang digunakan dan juga notifikasi yang selalu update secara realtime.

Tidak hanya itu, keuntungan terbesar dalam penggunaannya adalah mengurangi tenaga kerja yang dibutuhkan. Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan lain penggunaan TMS bagi perusahaan:

Mengurangi Biaya dan Mengurangi Kesalahan Informasi

TMS yang sudah terintegrasi dengan system ERP dan list data tujuan, akan mengurangi kesalahan informasi yang dibutuhkan seperti, salah input data alamat. Hal ini tentunya akan mengakibatkan kesalahan dalam perhitungan biaya kirim, salah alamat pengiriman, bahkan sampai salah pemakaian transportasi.

Meningkatkan Kepercayaan dan Loyalitas Pelanggan.

Kelebihan menggunakan TMS lainnya adalah bisa meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan. Hal ini dikarenakan customer bisa mendapatkan rincian biaya yang tepat dan bisa mendapatkan informasi kapan sampai tujuan secara otomatis.

Meningkatkan Efisiensi Gudang

Dengan menggunakan TMS Anda bisa mengurangi waktu dalam mengelola pengiriman, fungsi gudang juga tetap terjaga. TMS bisa menghindari kesalahan dalam input data entry inventaris dan bisa mengoreksi kesalahan yang disebabkan karena kesalahan entri.

Pengelolaan Cash Flow yang Lebih Baik

TMS memiliki manfaat untuk membantu perusahaan yang memiliki biaya yang lebih rendah. Dengan TMS juga bisa membantu perusahaan dalam mengirimkan kargo yang lebih cepat dengan biaya yang lebih hemat.