Salah satu upaya yang dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya adalah bisa mengurangi biaya perawatan dan juga pemeliharaan perangkat yang dimilikinya. Maka dari itu, menggunakan Software as a service atau Saas adalah pilihan yang tepat.

Terlebih lagi kini kita sudah terhubung dengan industri dan era ekonomi digital yang memungkinkan penggunaan teknologi berbasis cloud yang disebut juga dengan SaaS. Lalu, apa itu SaaS atau software as a service? Nah, kali ini McEasy akan mengulas secara lengkap tentang apa itu SaaS di bawah ini!

Apa itu SaaS?

SaaS adalah singkatan dari Software as a service, perangkat lunak yang digunakan sebagai layanan dan memiliki basis online. Saas juga sudah dikenal dalam kehidupan sehari-hari kita, contonya, penggunaan Microsoft Office, Google Docs dan perangkat lunak lainnya yang biasanya digunakan pada smartphone atau pada komputer maupun laptop.

Lebih lanjut, Software as a service (SaaS) adalah perangkat lunak yang juga bisa diakses dengan internet tanpa harus melakukan pembelian program, sistem maupun pembelian perangkat keras.

Untuk menggunakan dan mengakses layanan SaaS pun cukup mudah, kamu hanya membutuhkan internet, menggunakan browser, memiliki akun yang sudah terdaftar pada SaaS. Setelah bisa mengaksesnya kamu bisa menggunakan SaaS untuk berbagai aktivitas seperti, menyimpan data, server, dan juga dapat mengelola perangkat lunak yang ada di dalamnya.

Ciri-ciri SaaS

Setelah mengetahui pengertian apa itu SaaS di atas, selanjutnya hal yang perlu kamu ketahui adalah ciri-ciri atau karakteristik SaaS. Dengan mengetahui ciri-ciri SaaS kamu bisa lebih memahami berbagai layanan yang berbasis SaaS. Langsung saja yuk simak beberapa ciri-ciri SaaS adalah sebagai berikut!

1. Pengelolaan dilakukan oleh pusat

SaaS adalah perangkat lunak dikelola secara terpusat oleh penyedia layanan, sehingga pengguna tidak perlu repot untuk memikirkan bagaimana cara mengelolanya. Maka dari itu SaaS tersebut dikelola secara terpusat.

2. Bisa diakses melalui internet

SaaS bisa diakses penggunanya dengan hanya memiliki internet. Hal tersebut karena SaaS adalah perangkat lunak yang dikelola secara terpusat yang berarti segala sesuatu yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi akan ditentukan dengan kualitas internet yang digunakan oleh penggunanya.

3. Pengguna layanan tidak bertanggung jawab terhadap update perangkat keras maupun lunak

Ciri-ciri lain dari SaaS adalah pembaruan perangkat lunak atau perangkat keras menjadi tanggung jawab penyedia layanan, jadi pengguna tidak perlu melakukan pembaharuan (update), cukup menggunakan saja sesuai dengan kebutuhan.

Aplikasi SaaS

Untuk lebih memahami tentang pengertian SaaS, selanjutnya McEasy akan memberikan beberapa contoh produk SaaS berikut ini:

1. Google Apps

Siapa yang tidak mengenal layanan-layanan Google yang sudah banyak membantu kita menyelesaikan banyak pekerjaan. Google Apps juga termasuk ke dalam salah satu contoh SaaS.

Google memiliki cloud based software yang meliputi, Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Drive, Google Meets, Google Form, dan lain sebagainya.

2. Dropbox

Aplikasi Saas berikutnya adalah Dropbox. Dropbox merupakan salah satu contoh SaaS yang cukup populer, khususnya di Indonesia. Aplikasi SaaS ini bisa kamu gunakan untuk menyimpan file, dan bisa diakses melalui PC maupun smartphone.

Tanpa ada batasan ruang dan waktu, kamu bisa langsung melakukan penyimpanan tanpa harus membuka Dropbox melalui browser kapanpun dan dimanapun.

3. Quintal

Seiring berkembangnya teknologi informasi apalagi saat pandemi melanda, segala aktivitas dilakukan secara online termasuk belajar online. Salah satu platform yang sering digunakan untuk belajar online adalah Quintal, salah satu contoh SaaS yang paling banyak digunakan saat ini.

Quintal adalah aplikasi SaaS yang berbentuk Learning Management System yang menyediakan fitur belajar online untuk membantu pendidik membuat ujian dan sistem belajar secara online.

4. Sleekr

Sleekr adalah salah satu contoh aplikasi SaaS yang digunakan oleh para akuntan. Sleekr merupakan aplikasi akuntansi yang bisa jadi solusi untuk pemilik bisnis end to end. Salah satu fitur yang paling banyak digunakan oleh para akuntan adalah kemampuannya dalam pengurusan pajak.

Pada awalnya Sleekr memang diwujudkan untuk mendukung usaha kecil menengah serta perusahaan dengan segala skala, untuk mempermudah dalam kegiatan akuntansi agar lebih mudah.

5. Lumen5

Lumen5 merupakan contoh SaaS berikutnya. Menjadi salah satu aplikasi editing video yang berbasi cloud. Aplikasi ini bisanya paling banyak digunakan oleh perusahaan untuk menyimpan data atau konten pemasaran dengan format video.

Lumen5 juga cukup memudahkan penggunanya untuk melakukan editing video tanpa komputer dengan spesifikasi tinggi. Namun, kekurangan dari Lumen ini tidak dapat digunakan untuk mengedit video yang lebih kompleks.

6. McEasy

McEasy adalah aplikasi SaaS buatan Indonesia yang fokus pada layanan untuk operasional bisnis logistik dan transportasi.

Saat ini McEasy memiliki 3 produk yaitu Transportation Management System (TMS), Vehicle Smart Management System (VSMS), dan Smart Driver.

Beberapa perusahaan yang menggunakan aplikasi SaaS dari McEasy adalah Rosalia Indah, Alfamidi, Fedex, MGM Bosco, dan perusahaan-perusahaan lain yang operasional bisnisnya berhubungan dengan armada kendaraan.

Manfaat menggunakan aplikasi SaaS bagi perusahaan

Setelah mengetahui beberapa contoh aplikasi SaaS. Kini waktunya untuk mulai memikirkan untuk menggunakan SaaS demi mendukung kegiatan operasional perusahaan. Tidak perlu ragu lagi, berikut ini adalah alasan perusahaan perlu menggunakan SaaS yang sudah dirangkum oleh McEasy.

1. Lebih efisien dan hemat waktu

Alasan pertama adalah penggunaan aplikasi SaaS bisa lebih menghemat waktu bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan SaaS adalah perangkat lunak yang mudah dalam proses instalasi, dan juga mudah untuk melakukan pembaharuan jika terjadi kerusakan.

Selain itu, proses instalasi, update, maupun perbaikan bisa dilakukan dari jarak jauh sehingga tidak perlu khawatir proses tersebut akan mengganggu jalannya aktivitas operasional perusahaan.

2. Mengurangi kebutuhan daya simpan

Setiap perusahaan pasti memiliki database dan data-data penting yang perlu disimpan. Biasanya perusahaan akan membutuhkan daya simpan yang besar. Selain itu, perusahaan juga harus menyiapkan tempat penyimpanan yang cukup agar seluruh database dan data-data lainnya bisa berjalan sesuai dengan rencana.

Menggunakan SaaS adalah solusi dari permasalahan tersebut. Dengan SaaS yang berbasis cloud, perusahaan bisa melakukan penyimpanan tanpa rasa khawatir, karena kebutuhan penyimpanan tersebut sudah menjadi tanggung jawab penyedia layanan SaaS.

3. Menghemat biaya operasional

Selain menghemat waktu, menggunakan SaaS juga bermanfaat untuk menghemat biaya operasional. Perusahaan bisa mengurangi biaya pemeliharaan dan perbaikan server dan bisa dilakukan dalam jangka waktu yang tertentu.

Akan berbeda jika perusahaan tidak menggunakan layanan SaaS, dan harus membuat software sendiri, menambah biaya perusahaan dengan biaya pemeliharaan dan perawatan server. Hal tersebut justru bisa jadi sumber kerugian dan tidak bisa mendukung kegiatan perusahaan secara maksimal.

4. Mudah untuk akses

Manfaat berikutnya dari SaaS adalah bisa diakses dengan mudah tidak terhalang jarak dan waktu. Dengan menggunakan browser, setiap karyawan perusahaan dapat mengaksesnya pada device masing-masing.

Dengan basis cloud juga akan memberikan kemudahan bagi karyawan jika ingin mengakses datanya di kantor maupun di luar kantor.

Cara memilih layanan software SaaS

Meskipun banyak manfaat yang didapatkan untuk perusahaan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pemilik perusahaan sebelum memilih menggunakan software SaaS tertentu. Nah, berikut ini adalah beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum memilih layanan SaaS diantaranya:

1. Bergaransi SLA (Service Level Agreements)

Pastikan SaaS adalah aplikasi atau software yang akan kamu pilih sudah memiliki garansi SLA (service level agreements). Garansi yang diberikan tersebut mencakup aksesibilitas, jaminan efisiensi tinggi, dan juga keamanan saat menggunakan SaaS.

2. Pastikan keamanan data

Dalam penggunaan SaaS pasti akan terjadi proses pengiriman data penting. Hal ini lah yang biasanya menimbulkan kekhawatiran akan hilangnya atau data tercuri oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Maka dari itu, kamu perlu memastikan bahwa SaaS adalah aplikasi yang dijamin keamanannya oleh penyedia layanan SaaS tersebut.

3. Import dan eksport data

Langkah berikutnya adalah memastikan bahwa SaaS memiliki fitur import dan export data. Jika SaaS sudah memiliki dua fitur tersebut, maka bisa dipastikan bahwa proses memindahkan data dan juga mengunduh data akan mudah dari layanan SaaS tersebut.

4. Monitoring dan pelaporan

Hal yang harus dipertimbangkan berikutnya adalah memastikan bahwa SaaS menyediakan parameter untuk bisa diakses. Parameter ini bisa digunakan untuk melakukan monitoring dan juga pelaporan yang jelas.

Itu lah penjelasan mengenai SaaS yang telah dirangkum oleh McEasy. Kesimpulannya, Software as a service atau SaaS adalah teknologi yang bisa memudahkan aktivitas operasional perusahaan.

Nah, buat kamu yang ingin mengetahui informasi lainnya dalam dunia teknologi lainnya kamu bisa cek blog McEasy, karena teknologi seperti SaaS dan yang lainnya sangat dekat dengan kehidupan kita sehari-hari.