Banyak faktor yang dapat menyebabkan kerugian pada bisnis logistik. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah kerusakan kendaraan, peralatan kerja yang kurang mumpuni, pelayanan yang lambat, hingga ketidakmampuan manajemen memprediksi potensi pasar.

Namun, tahukah kamu bahwa ada faktor eksternal yang juga dapat berdampak pada profit Anda? Yap, kadang ada oknum staff logistik atau supir yang sengaja berbuat curang demi mengeruk keuntungan lebih untuk dirinya sendiri.

Parahnya, hal ini dapat menyebabkan kerugian material dan immaterial yang besar untuk perusahaan Anda.

Nah, sebagai tindakan preventif, bagaimana ya cara VSMS dan TMS dari McEasy membantu Anda mencegah hal tersebut? Mari kita simak.

Bisa Cegah Praktik Penumpang Gelap

Di dunia jasa transportasi dan logistik, dikenal istilah ‘penumpang gelap’ yang merujuk pada penumpang yang menaiki kendaraan secara ilegal. Ilegal di sini berarti penumpang tersebut tidak membayar karcis atau tidak termasuk ke dalam daftar penumpang yang diperbolehkan masuk.

Pada jasa logistik, yang notabene para pengemudi hanya boleh mengantarkan barang, memasukkan penumpang ke dalam mobil juga termasuk ke dalam praktik penumpang gelap.

Hal ini sekilas memang terlihat sepele, sebab jika dilihat dari sudut pandang per kasus, satu pengemudi mungkin hanya akan memasukkan satu atau dua penumpang saja. Namun, jika hal ini dilakukan oleh lebih dari satu oknum, dan dibiarkan terjadi terus-menerus, bisa dibayangkan tidak berapa jumlah kerugian yang harus Anda tanggung? Kami percaya tentu Anda tidak menghendaki hal seperti itu terjadi pada perusahaan Anda.

Namun, tenang saja. Hal ini dapat dicegah dengan mengoptimalkan beberapa fitur VSMS (Vehicle Smart Management System) dari McEasy. Pertama, Anda bisa melacak posisi kendaraan secara real-time menggunakan fitur Live View. Pihak operator atau manajemen akan segera tahu apabila sebuah unit kendaraan keluar dari rute yang telah ditetapkan.

Dengan begitu, operator bisa segera mengontrak pengemudi untuk memastikan apakah hal ini disengaja atau tidak.

Bagaimana jika operator atau manajemen sedang tidak bisa memonitor ketika pengemudi melakukan praktik penumpang gelap tersebut? Tidak masalah. Semua aktivitas perjalanan akan terekam dalam Fleet History. Fitur ini memungkinkan Anda untuk melihat riwayat perjalanan dari setiap kendaraan. Jadi Anda tetap bisa mengawasi aktivitas pengantaran setiap saat.

Lalu, bagaimana jika sudah ada indikasi terjadinya kecurangan, tetapi Anda masih memerlukan bukti sebelum menyidak si pengemudi? Tenang, tidak hanya mencatat titik koordinat selayaknya GPS Tracker pada umumnya saja, VSMS juga dapat menyertakan tangkapan gambar dengan fitur Integrating Image in The Fleet History.

Gambar tersebut dihasilkan dari 2 sampai 4 sudu kamera yang menjadi satu, jadi Anda bisa mendapatkan alat bukti yang sah sebelum berkomunikasi dengan pihak pengemudi yang terlibat.

Proteksi dari Risiko Manipulasi Bahan Bakar

Dalam beberapa kasus, ada pengemudi kendaraan logistik yang kedapatan melakukan kecurangan dengan memanipulasi struk bahan bakar. Dia menyerahkan struk belaja bahan bakar dengan nominal yang besar daripada seharusnya. Ujung-ujungnya, perusahaan terpaksa harus mengalami kerugian yang besar, apalagi jika hal seperti ini dilakukan lebih dari satu pengemudi serta terus-menerus.

Umumnya, praktik kecurangan bisa terjadi akibat minimnya pengawasan. Pada perusahaan-perusahaan yang belum menggunakan alat berbasis GPS Tracker, bisa dibilang segalanya bergantung pada integritas kerja yang dimiliki si pengemudi. Pihak manajemen hanya bisa berharap pengemudi tersebut tidak melakukan kecurangan.

Di luar itu, mereka tidak bisa berbuat banyak karena tidak memiliki alat yang dapat memonitor aktivitas si pengemudi secara langsung.

Untuk menyelesaikan masalah tersebut, teknologi VSMS dari McEasy menyediakan opsi Fuel Sensor. Secara singkat, alat ini dilengkapi dengan ultrasonik, sehingga mampu mendeteksi ketinggian bahan bakar dalam tangki. Jadi Anda atau staff Anda bisa memantau langsung volume bahan bakar pada masing-masing mobil, kemudian mencocokkannya dengan struk atau invoice yang diberikan oleh pengemudi.

Dengan begitu Anda bisa langsung tahu apakah terdapat tindakan kecurangan atau tidak. Cara ini lebih praktis dan efisien bukan?

Menghindari Pembuatan Invoice Palsu

Selain pengemudi, Anda juga perlu bersikap waspada kepada staff di bagian operasional. Bukannya bermaksud mendorong Anda untuk menaruh rasa curiga terhadap karyawan, tetapi melakukan pencegahan lebih baik daripada terkenal dampaknya kan? Nah, biasanya salah satu celah yang memungkinkan staff operasional logistik dalam melakukan kecurangan yaitu dengan membuat invoice palsu.

Seorang staf atau manajer dapat membuat invoice pengadaan barang tertentu, atau permintaan melakukan jasa tertentu, padahal mereka menggunakannya untuk keperluan pribadi—bukan untuk keperluan perusahaan. Berbeda dengan praktik penumpang gelap dan kecurangan dalam pengisian bahan bakar tadi, kasus ini bisa dikatakan lebih berbahaya karena kerugian yang ditimbulkan notabene akan jauh lebih besar karena dilakukan secara terstruktur.

Bayangkan saja jika ada staff atau manajer Anda yang memesan barang dengan harga tinggi untuk kebutuhannya sendiri, tetapi perusahaan Anda yang harus membayarnya. Kira-kira berapa jumlah kerugian yang bisa ditimbulkan? Tentu bisa sangat banyak.

Untuk itulah McEasy menciptakan sebuah sistem manajemen yang terintergasi bernama TMS (Transportation Management System). TMS ini dapat digunakan untuk membantu Anda memantau kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Terdapat menu Document Change Control dan Business Data Traceability yang akan membuat semuanya menjadi lebih transparan.

Anda akan mendapatkan notifikasi yang terintegrasi via email, SMS, dan whatsapp untuk setiap update aktivitas terkait dengan operasional perusahaan—termasuk jika ada sesuatu yang terindikasi sebagai tindak kecurangan.

Membuat Pesanan untuk Konsumen Fiktif

Jika supir/pengemudi dapat melayani penumpang gelap, maka staff operasional Anda juga bisa melakukan kecurangan dengan cara membuat pesanan untuk konsumen fiktif. Mudah sekali, staff tersebut hanya perlu membuat akun konsumen fiktif lalu memesan jasa layanan di perusahaan Anda.

Pesanan tersebut akan masuk ke dalam sistem, lalu diteruskan ke pihak-pihak yang lain. Kecurangan ini biasanya dilakukan dengan motif untuk membantu orang lain yang punya hubungan dekat dengan si staff tersebut.

Namun, jangan khawatir. TMS dari McEasy sudah mengantisipasi hal tersebut. Kami mengembangkan sistem manajemen yang terintegrasi dengan teknologi GPS Tracker, sehingga seluruh pergerakan kendaraan dapat dimonitor secara real-time dengan sangat tepat dan akurat. Dengan fitur Geofencing, ke mana pun pengemudi membawa kendaraan akan bisa tercatat.

Sehingga apabila ada pergerakan yang keluar dari rute atau dengan jarak melebihi jarak tempuh biasanya, maka bisa langsung dimonitor dan diambil tindakan. Dengan begini, diharapkan bisa menekan angka risiko terjadinya kecurangan yang bisa dilakukan baik oleh pihak pengemudi, staff, maupun manajemen.

Nah, bagaimana? Apakah Anda tertarik untuk mengintegrasikan bisnis Anda dengan teknologi VSMS dan TMS dari McEasy? Apabila Anda tertarik dengan produk dari McEasy, kabar baik untuk Anda! Kami memberikan kesempatan untuk menggunakan produk kami sebelum membelinya. Yup, Anda bisa berkonsultasi secara lebih lanjut dan meminta sesi demo kepada customer service kami.

Customer service kami akan dengan senang hati membantu Anda memilihkan paket produk yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Tenang, Anda tidak perlu khawatir karena sesi demo yang kami tawarkan gratis tanpa adanya tambahan biaya. Segera hubungi tim kami! Kami siap melayani Anda dengan sepenuh hati.